1. Helyszín, Helyszín, Helyszín!
A céges rendezvényhelyszínnek könnyen megközelíthetőnek kell lennie a vendégek számára. Ha várost keresel, győződj meg arról, hogy a metró csomópontja vagy állomása közelében van, és azt is, hogy a közelben rengeteg parkolóhely található. Ha városon kívüli vendégeket fogadsz, keress egy olyan helyet, ahol számos szálloda található gyalogosan, hogy a résztvevők többféle lehetőséget biztosítsanak a változó utazási költségvetésük kielégítésére. Ha többnapos rendezvényről van szó, próbálj meg olyan helyszínt is találni, ahol a közeli látogatói látványosságok sétatávolságra vannak, hogy vendégeid egyszerűen felfedezhessék szabadidejükben.
2. Méret és tér rugalmassága
A helyszín méretének és befogadóképességének megfelelőnek kell lennie: Túl kicsi, és zsúfoltnak tűnik; túl nagy, és üresnek és kevéssé látogatottnak fog tűnni. A legtöbb helyszín minden terméhez megadja a befogadóképesség számát, és törekedni kell arra, hogy a megcélzott látogatottság valamivel a kapacitáskorlát alatt legyen, és soha ne legyen rajta túl. Keress olyan helyszínt is, ahol több teremméret is van, így ha a regisztrációk alapján más méretű helyiségbe kell költöznötök, akkor lehetőségetek van megtalálni a megfelelő helyet a tervek előrehaladtával. Legyél rugalmas!
3. Vendéglátás és audiovizuális szolgáltatások
Legyen szó reggeli sajtótájékoztatóról, esti koktélfogadásról, napközbeni üzleti megbeszélésről vagy elegáns vacsora bankettről, ügyelj arra, hogy a helyszínnek legyen tapasztalata hasonló jellegű rendezvények lebonyolításában, és hogy a Te rendezvényedre elkötelezett munkatársak segítsenek az étlap megtervezésében, az italopciókban és mindenben amire szükségetek lesz. Ideálisak azok a helyszínek, amelyek saját étkeztetési és audiovizuális szolgáltatással rendelkeznek, hiszen minden a helyszínen van, ismerik a teret kívül-belül, és akár menet közben is kreatív megoldásokat tudnak nyújtani, ha Neked vagy vendégeidnek szüksége van valamire a nap folyamán.
4. Ár és érték
A helyszín kiválasztásakor legtöbbször az ár a legfontosabb döntő tényező. Kereshetsz olyan helyszíneket, amelyek versenyképes bérleti díjakat kínálnak, beleértve a szobafelszerelést, a dekorációt és más alapvető dolgokat. Egyes helyszíneken akár fél millió forintot is elkérhetnek csak a szobáért, majd külön díjat kell fizetni az asztalokért, székekért és asztalterítőkért. Feltétlenül kérdezd meg mielőtt foglalsz, hogy mi van benne az árban. Ideálisak azok a helyek is, amelyek nem igényelnek minimális étel- és italfogyasztást, mivel nagyobb rugalmasságot biztosítanak a kívánt típusú menü elkészítéséhez, miközben a költségvetésen belül maradnak.
5. Kiszolgálók, felszolgálók
Végül, de nem utolsósorban ügyelj arra, hogy a helyszín tapasztalt, segítőkész és barátságos emberekkel rendelkezzen! Még ha meg is kapod a kívánt helyszínt, vendéglátást és árat, egy rosszkedvű vagy figyelmetlen munkatárs mindent tönkretehet. Kérdezd meg azt a személyt, akivel dolgozik, mióta van ott, sikerült-e az általad tervezetthez hasonló rendezvényeket lebonyolítania, és ők lesznek-e a Te kapcsolattartóid a rendezvénytervezési folyamat során. A legjobb helyszínek egy dedikált rendezvénymenedzsert biztosítanak a tervezéshez, aki a partnered lesz az esemény logisztikájának (terembeállítások, étel-/ital menük, audiovizuális igények stb.) kezelésében, és munkatársai kiterjesztése lesz. a Te érdeked, hogy rendezvényed hatalmas sikert arasson.
